Rammeavtaler, DPS og minikonkurranser – slik fungerer konkurranseformene

Ikke alle anbud er åpne konkurranser

Når folk tenker på offentlige anbud, ser de for seg en åpen konkurranse der alle kan levere tilbud. Det stemmer ofte. Men en stor del av offentlige innkjøp skjer gjennom andre mekanismer.

Rammeavtaler, dynamisk innkjøpsordning (DPS) og minikonkurranser er tre begreper du bør kjenne. De representerer kontrakter verdt milliarder av kroner hvert år — kontrakter mange bedrifter aldri får med seg.

Rammeavtaler: langsiktige avtaler med utvalgte leverandører

En rammeavtale er en avtale mellom en oppdragsgiver og én eller flere leverandører. Den setter vilkårene for fremtidige kjøp over en bestemt periode — typisk to til fire år.

Tenk på det som en forhåndsgodkjenning. Kommunen inngår en rammeavtale for kontorrekvisita. Når de trenger penner og papir, bestiller de direkte fra leverandøren uten ny konkurranse.

Det finnes to typer:

Rammeavtale med én leverandør. Alle bestillinger går til den ene leverandøren. Enkelt og forutsigbart.

Rammeavtale med flere leverandører. Flere leverandører er kvalifisert. Når et konkret behov oppstår, gjennomføres en minikonkurranse mellom dem. Mer om det lenger ned.

For deg som leverandør betyr rammeavtaler jevn inntekt over flere år. Du slipper å konkurrere om hvert enkelt oppdrag. Men du må være kvalifisert på forhånd — og rammeavtaler kunngjøres sjeldnere enn vanlige anbud. Når de dukker opp, bør du reagere raskt.

Dynamisk innkjøpsordning (DPS): alltid åpen dør

DPS ligner på en rammeavtale, men med en viktig forskjell: nye leverandører kan kvalifisere seg når som helst i løpet av avtaleperioden.

Med en vanlig rammeavtale er løpet kjørt når den er inngått. Enten var du med i konkurransen, eller så var du ikke det. Med DPS er døren alltid åpen. Oppfyller du kvalifikasjonskravene, kan du bli med.

Slik fungerer det i praksis:

• Oppdragsgiver oppretter en DPS-ordning og kunngjør den på Doffin.
• Leverandører søker om å bli kvalifisert. Kravene er forhåndsdefinerte — typisk erfaring, økonomi og kapasitet.
• Når oppdragsgiver har et konkret behov, inviterer de alle kvalifiserte leverandører til å gi tilbud.
• Nye leverandører kan søke kvalifisering underveis. Du trenger ikke vente på neste runde.

DPS brukes mye innen bygg og anlegg, vikartjenester, konsulenttjenester og IT. Mange kommuner og statlige virksomheter har aktive DPS-ordninger. Det fine er at du kan bli med selv om ordningen har pågått en stund.

Minikonkurranser: konkurranse innenfor avtalen

En minikonkurranse er en forenklet konkurranse mellom leverandører som allerede er kvalifisert — enten gjennom en rammeavtale med flere leverandører eller en DPS-ordning.

La oss si at en kommune har rammeavtale med tre rørleggerfirmaer. Når de trenger renovering av et bygg, sender de ut en minikonkurranse til de tre. Firmaet med best tilbud får oppdraget.

Minikonkurranser er raskere og enklere enn vanlige anbud. Kortere frister, mindre dokumentasjon, færre tilbydere. For deg som leverandør er sjansen for å vinne mye høyere enn i en åpen konkurranse med tjue deltakere.

Ulempen? Du må allerede være inne. Enten via rammeavtalen eller DPS-ordningen. Derfor er det så viktig å fange opp disse utlysningene når de kunngjøres.

Prekvalifisering: slik kommer du inn

Prekvalifisering er steget der du viser at bedriften din oppfyller grunnkravene. Det er ikke en konkurranse om oppdraget — det er en søknad om å få delta.

Typiske krav er skatteattester, firmaattest, referanser fra tidligere oppdrag, forsikringsbevis og dokumentasjon på relevant kompetanse. Mange av disse dokumentene har du allerede.

Noen tips:

• Ha dokumentene klare på forhånd. Når en DPS-ordning dukker opp, kan fristen for kvalifisering være kort.
• Les kvalifikasjonskravene nøye. Mangler du ett dokument, blir søknaden avvist. Ingen unntak.
• Startbanken (for bygg og anlegg) og Difi sin leverandørdatabase kan forenkle prosessen.

Når brukes hva?

Åpen anbudskonkurranse — brukes for enkeltstående kjøp der alle kan levere tilbud. Mest vanlig for store prosjekter og engangskjøp.

Rammeavtale — for gjentakende behov over tid. Oppdragsgiver velger leverandør(er) én gang, deretter bestiller direkte eller gjennom minikonkurranser.

DPS — for gjentakende behov der oppdragsgiver ønsker fleksibilitet og åpenhet. Nye leverandører kan kvalifisere seg løpende.

Minikonkurranse — konkurranse mellom allerede kvalifiserte leverandører. Raskere prosess, færre deltakere, høyere vinnersjanse.

Hvordan Bidbuddy hjelper deg å fange opp alt

Det største problemet med rammeavtaler og DPS-ordninger er at de er lette å gå glipp av. De kunngjøres sjeldnere enn vanlige anbud. Og når de først er ute, har de begrenset frist.

Bidbuddy overvåker alle typer kunngjøringer — ikke bare åpne anbudskonkurranser. Rammeavtaler, DPS-kvalifiseringer og minikonkurranser fanges opp og matches mot bedriftsprofilen din. Du får varsling uansett konkurranseform.

Mange bedrifter fokuserer bare på vanlige anbud og overser rammeavtaler og DPS. Det betyr at de går glipp av noen av de mest lønnsomme kontraktene — de som gir forutsigbar inntekt over tid.